OutlookおよびMicrosoft365で共有メールボックスを追加して使用する方法

知るべきこと

Microsoft Office 365共有メールボックスに割り当てられたすべてのユーザーは、受信メール、返信、転送など、その中のすべてにアクセスできます。
Office 365ユーザーが共有メールにアクセスするには、Microsoft ExchangeOnlineサブスクリプションが必要です。
MS365管理センターで作成できます。 グループ>共有メールボックス。選択する メールボックスを追加する そこから手順に従います。

この記事では、ユーザーを共有Outlookメールボックスに追加する方法と、Outlook、Web、およびモバイルアプリから共有メールボックスを使用する方法について説明します。

Outlook 365、2019、2016、および2013; iOSおよびAndroid用のOutlook。およびWeb上のOutlook。

Office365で共有メールボックスを作成する方法

必要な数の共有メールボックスを作成できますが、メールボックスに割り当てる各ユーザーはMicrosoftXNUMXサブスクリプションを持っている必要があります。 To set up a shared mailbox:共有メールボックスを設定するには：

Microsoft365グローバル管理者アカウントまたはExchange管理者アカウントの資格情報を使用してMicrosoft365管理センターにサインインします。

Microsoft 365管理センターは、以前はOffice365管理センターと呼ばれていました。
次の項目を選択します： グループ > 共有メールボックス ナビゲーションペインに表示されます。
次の項目を選択します： メールボックスを追加する オン 共有メールボックス のページをご覧ください。
上の メールボックスを追加する ページで、共有メールボックスの名前を お名前 フィールド。
メールボックスエイリアスは、に自動的に作成されます メールアドレス フィールドですが、必要に応じてエイリアスを変更できます。 When you've named the shared mailbox, select共有メールボックスに名前を付けたら、追加.
次の項目を選択します： このメールボックスにメンバーを追加する 下 次のステップ.
次の項目を選択します： メンバーを追加します。 オン 共有メールボックスメンバーを追加する のページをご覧ください。
下 メンバー、共有メールボックスにアクセスできる各ユーザーの横にあるチェックボックスをオンにします。 When you're done, select完了したら、を選択します保存その後 閉じる.

リストに人の名前が表示されない場合は、 サイト内検索 その人の名前を入力します。

送信したメールを共有メールボックスに保存する方法

ユーザーが共有メールボックスから電子メールメッセージを送信すると、そのメッセージのコピーがそのユーザーの 送信済みアイテム 共有メールボックスではなく、フォルダ。代わりにこれらの電子メールを共有メールボックスに保存する場合は、共有メールボックスの設定を編集する必要があります。

送信された電子メールメッセージを共有メールボックスに保存するには、次の手順を実行します。

Microsoft 365管理センターにログインし、[ グループ > 共有メールボックス ナビゲーションペインに表示されます。
共有メールボックスを選択します。
次の項目を選択します：編集の隣に 送信済みアイテム.
両方を設定する このメールボックスとして送信されたアイテムをコピーする と このメールボックスに代わって送信されたアイテムをコピーする 〜へ On、その後、選択し保存.

Outlook 2016、Outlook 2013、およびOutlook2010で共有メールボックスを使用する方法

共有メールボックスを設定すると、他のユーザーはデスクトップバージョンのOutlookで共有メールボックスを表示するために何もする必要がありません。共有メールボックスは、Outlookのサイドバーに自動的に表示されます。

共有メールボックスから電子メールを送信するには、次の手順を実行します。

現在地に最も近い ホーム Outlookの上部にあるタブ。
次の項目を選択します： 新しいメール 新しいメッセージを作成します。
次の項目を選択します： XNUMXサーバ当たり年間 新しい電子メールメッセージで、共有メールボックスを選択します。
メッセージを入力して選択します送信.

Outlook on theWebで共有メールボックスにアクセスする方法

Webブラウザーで共有メールボックスを操作する場合は、メールボックスを手動で追加する必要があります。 To add the shared mailbox to Outlook on the web, complete the following steps:共有メールボックスをWeb上のOutlookに追加するには、次の手順を実行します。

Microsoft 365アカウントにサインインしてから、 Outlook アプリ。
右クリックする フォルダ ナビゲーションペインで（またはメールボックス名）を選択し、 共有フォルダを追加する.
共有メールボックスのメールアドレスを 共有フォルダを追加する ダイアログボックスをクリックし、追加.

Outlookモバイルアプリに共有メールボックスを追加する方法

スマートフォンまたはタブレットから共有メールボックスにアクセスする場合は、次の手順に従います。

iOSまたはAndroid用のOutlookアプリを起動し、アカウントにサインインします。
タップ アカウントを追加する 左側のペインで、をタップします 共有メールボックスを追加する.

複数のOutlookアカウントをお持ちの場合は、共有メールボックスにアクセスできるアカウントを選択してください。
メールアドレスを入力してください。プロセスが完了すると、Outlookアプリのアカウントの下に共有メールボックスが表示されます。

Outlookアプリから共有メールボックスを削除する場合は、設定 > アカウント、次に共有メールボックスをタップして、 アカウントを削除する.

Office 365の共有メールボックスとは何ですか？

Office 365共有メールボックスに割り当てられたすべてのユーザーは、その中のすべてのメッセージに完全にアクセスできます。メンバーユーザーは、受信メールを読んだり、メッセージに返信したり、メッセージを転送したり、他のユーザーがどのように応答したかを確認したりできます。

チームメンバーが共有メールボックスからの電子メールメッセージに応答すると、電子メールは個人の電子メールアドレスではなく共有アドレスから送信されるため、全員の情報は機密に保たれます。とはいえ、共有メールボックスには通常、ユーザー名やパスワードがないため、セキュリティ上の懸念が生じる可能性があります。

共有メールボックスを使用する理由

共有メールボックスは、次に利用可能なチームメンバーが受信メールメッセージに応答することを希望するカスタマーサービスまたはマーケティング部門に最適です。共有メールボックスには共有連絡先リストと共有カレンダーも付属しているため、グループのメンバーは、すべてのメンバーが表示できる中央の場所に予定を作成できます。